Politique de confidentialité

Pour les données de compte, de facturation et de support, Seyio Lab agit en qualité de responsable de traitement.

Pour les données que le bailleur dépose sur ses locataires, ses candidats et ses contacts, le bailleur est responsable de traitement et l'éditeur agit comme sous-traitant, sur instruction du bailleur.

Données traitées : adresse e-mail, nom, langue, fuseau horaire, date de dernière connexion, appartenance à une ou plusieurs organisations et rôle associé. Identité de l'organisation : dénomination, forme, coordonnées.

Finalité : ouvrir et sécuriser l'accès, déterminer les permissions, adresser les messages de service.

Destinataires : les autres membres de l'organisation, dans la limite de leur rôle. L'hébergeur de la base de données et le prestataire d'envoi des messages en qualité de sous-traitants.

Conservation : pendant la vie du compte, puis pendant les durées imposées par les obligations légales et comptables applicables.

Données traitées : description des biens, adresses, baux, montants de loyer et de charges, identité et coordonnées des locataires, dates et pièces associées.

Finalité : la gestion locative elle-même — suivi des baux, des échéances, des documents et des échanges.

Destinataires : les membres de l'organisation, selon leur rôle. Le locataire lui-même, lorsque le bailleur lui ouvre un accès ou lui transmet un document.

Conservation : tant que le compte est actif, puis pendant les durées imposées par les obligations comptables et locatives applicables, qui prévalent sur toute durée inscrite dans le produit.

Données traitées : encaissements, échéances, retards, relances, et — pour le rapprochement bancaire — les seules données d'opération nécessaires. Aucun relevé d'identité bancaire complet n'est conservé.

Finalité : tenir le registre financier locatif du bailleur.

Ce registre est sans rapport avec la facturation de l'abonnement. Aucune liaison n'existe entre les deux.

Données traitées : documents déposés ou produits, leurs métadonnées, les empreintes des versions figées, les enveloppes de signature et leur dossier de preuve, les états des lieux, leurs pièces et leurs photographies.

Finalité : produire, conserver et prouver les documents de la relation locative.

Destinataires : les membres de l'organisation selon leur rôle, et les personnes à qui un lien de consultation ou une invitation à signer est adressé par l'utilisateur.

Un dossier de preuve de signature enregistre l'horodatage des actions et la vérification de l'adresse e-mail du signataire. Il est conservé avec l'enveloppe, dont l'état est définitif une fois celle-ci terminée.

Conservation : liée au document lui-même. Un document figé n'est pas modifiable, et se conserve pendant les durées imposées par les obligations légales et comptables applicables.

Données traitées : signalements, échanges, pièces jointes, intervenants et coordonnées d'entreprises.

Destinataires : les membres de l'organisation, et le locataire concerné pour le fil qui lui est destiné. Les notes internes ne sortent jamais de l'organisation : le service filtre le fil à la source, et non à l'affichage.

Données traitées : encaissements, dépenses, ventilations, calculs de rentabilité, préparations de déclaration et pièces associées.

Finalité : produire les états et les aides à la préparation demandés par l'utilisateur.

Le service ne demande ni ne conserve de numéro fiscal, d'identifiant de connexion à un service de l'administration ni de copie de déclaration. Aucune donnée n'est transmise à une administration.

Données traitées : le relevé de charges déposé par l'utilisateur, au format PDF, tel qu'il est. Il peut contenir le nom du copropriétaire, l'adresse et la référence du lot, les montants, les tantièmes et les clés de répartition, ainsi que le nom du syndic.

Finalité : proposer à l'utilisateur l'exercice, les postes, leurs montants, leur page source et une récupérabilité. Chaque proposition est vérifiée, corrigée et validée par l'utilisateur ; aucune n'a de conséquence financière sans cette validation.

Déclenchement : le texte du document est d'abord lu dans le service ; cette lecture ne transmet pas le document au fournisseur d'analyse. Le document ne lui est transmis que si cette lecture ne suffit pas et que l'utilisateur l'a expressément autorisé pour ce document, après une information affichée avant l'envoi. Sans cette autorisation, seule la lecture dans le service est faite, et le document n'est pas transmis au fournisseur d'analyse. Chaque transmission est enregistrée au journal d'activité de l'organisation.

Analyse complémentaire : lorsque la lecture dans le service est restée incomplète, l'utilisateur peut demander une fois, pour le même document et avec la même autorisation expresse, une analyse complémentaire. Elle ajoute les postes manquants, à vérifier, sans modifier les postes existants ni les corrections et décisions de l'utilisateur.

Destinataire : Anthropic, fournisseur du modèle d'analyse, en qualité de sous-traitant. Sont transmis le document et des consignes de lecture ; aucune autre donnée du compte ou de l'organisation.

Conservation chez le fournisseur : le document et la réponse sont supprimés de ses systèmes dans un délai de trente jours, sauf obligation légale ou lorsque ses systèmes de sécurité signalent un usage contraire à sa politique d'utilisation, auquel cas ils peuvent être conservés jusqu'à deux ans. Ils ne sont pas utilisés pour entraîner ses modèles.

Conservation dans le service : la proposition rendue est conservée avec le relevé, comme le relevé lui-même. La mesure de chaque appel — nombre de pages et de jetons, coût, sans aucun contenu du document — est conservée pour le suivi de la dépense.

Données traitées : contenu des annonces publiées, et pour chaque candidature les informations déclarées par le candidat — identité, coordonnées, situation professionnelle et revenus déclarés — ainsi que les pièces déposées dans son coffre documentaire.

Un candidat n'a ni compte, ni organisation, ni rôle. Ce que le bailleur consulte est déclaré par candidature ; soumettre fige un instantané que le coffre ne réécrit pas.

Finalité : permettre au bailleur d'examiner les candidatures reçues sur ses annonces.

Destinataires : le seul bailleur destinataire de la candidature. Une candidature n'est jamais partagée entre bailleurs.

Aucun classement, aucune notation et aucune décision automatisée ne sont appliqués à un candidat. La décision est prise par le bailleur.

Le service ne sollicite aucune donnée sensible et ne prévoit aucun emplacement pour en recevoir. Un candidat ne doit pas en déposer.

Un candidat peut retirer sa candidature. Les dossiers sont purgés selon une politique de conservation paramétrable par organisation ; le bailleur, responsable de ce traitement, en fixe la durée dans la limite de ce qui est nécessaire à la sélection du locataire.

Données traitées : offre souscrite, état de l'abonnement, identifiants attribués par le prestataire de paiement, et reflet des factures émises — numéro, date, montant, statut, lien vers la facture hébergée par le prestataire.

Aucun numéro de carte, aucune coordonnée bancaire et aucun moyen de paiement ne sont collectés ni conservés par l'éditeur : ils sont traités par le prestataire de paiement.

Le contenu des messages reçus du prestataire de paiement n'est pas conservé. Seule leur empreinte est enregistrée, afin de reconnaître un message déjà traité.

Conservation : pendant les durées imposées par les obligations comptables de l'éditeur et de son prestataire de paiement.

Données traitées : journal des actions sensibles, incidents techniques, mesures de charge. Les adresses IP et les agents utilisateurs n'y figurent que sous forme d'empreinte tronquée, jamais en clair.

Finalité : sécurité, preuve d'une action sensible, diagnostic d'incident.

Conservation : pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie, puis pendant les durées imposées par les obligations légales applicables.

Données traitées : objet, catégorie et fil des échanges internes relatifs à une demande. Ces éléments sont internes à l'exploitation et ne sont pas exposés dans l'application.

Le contenu des documents n'est pas exploité à des fins publicitaires et n'est pas revendu.

L'équipe d'exploitation n'accède pas au contenu des documents d'une organisation. Le service ne comporte aucun mécanisme permettant à l'éditeur de se connecter à la place d'un utilisateur.

Aucun document n'est transmis à un fournisseur d'intelligence artificielle sans l'autorisation expresse de l'utilisateur, donnée pour ce document après une information affichée avant l'envoi. Seule l'analyse des relevés de charges y recourt, dans les conditions décrites à la section « Analyse automatique des relevés de charges ».

Aucune mesure d'audience comportementale, aucun traceur publicitaire, aucun profilage.

Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.

La facturation de l'abonnement et le registre financier locatif sont deux ensembles distincts. Aucune facture d'abonnement n'apparaît dans les encaissements d'un bailleur.

Les prestataires suivants sont retenus pour l'exploitation du service : Vercel (hébergement de l'application), Supabase (base de données, authentification et stockage des fichiers), Stripe (paiement des abonnements), Resend (envoi des messages), Cloudflare Turnstile (protection contre les envois automatisés), Anthropic (analyse automatique des relevés de charges, sur autorisation expresse de l'utilisateur pour chaque document).

Chacun de ces prestataires intervient en qualité de sous-traitant, sur instruction de l'éditeur et pour la seule finalité qui lui est confiée. Aucun d'eux n'est autorisé à exploiter les données à ses propres fins.

La région d'hébergement retenue pour la base de données et les fichiers est West EU (Paris) — eu-west-3. Elle détermine la localisation de ces données.

Cette liste est tenue à jour. Toute évolution est portée à la connaissance des utilisateurs par une nouvelle version de ce document.

La base de données, l'authentification et les fichiers déposés sont hébergés dans la région West EU (Paris) — eu-west-3. Elle détermine la localisation de ces données.

AUCUNE GARANTIE DE RÉSIDENCE INTÉGRALE DANS L'UNION N'EST DONNÉE. Les prestataires retenus sont des sociétés susceptibles d'opérer des traitements, notamment de support et d'administration, depuis d'autres territoires. Affirmer que toutes les données restent dans l'Union serait une garantie que l'éditeur n'est pas en mesure de vérifier lui-même — et une garantie invérifiable dans une politique de confidentialité est plus grave qu'une absence de garantie.

Lorsqu'un transfert hors de l'Union européenne a lieu, il est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d'adéquation. L'utilisateur peut demander communication du mécanisme applicable à un prestataire donné.

L'analyse automatique d'un relevé de charges, lorsqu'elle est autorisée, est traitée par Anthropic, dont l'infrastructure peut être située hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, prévues par l'accord de traitement des données d'Anthropic.

Les données d'une organisation sont isolées au niveau de la base de données, et non seulement au niveau de l'application. Cet isolement est vérifié par des contrôles automatisés.

Les accès sont soumis à des rôles. Les actions sensibles sont journalisées.

Les échanges avec le service sont chiffrés en transit. Les fichiers déposés sont stockés dans un espace privé.

Le service fait l'objet de sauvegardes régulières. Leur fréquence et leur durée de rétention sont communiquées sur demande.

Aucune mesure de sécurité ne supprime tout risque. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque, l'éditeur en informe les personnes et l'autorité compétente dans les conditions prévues par la réglementation.

Accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition peuvent être exercés à l'adresse dpo@seyiolab.com.

Cette adresse est dédiée aux demandes relatives aux données personnelles. Une réclamation commerciale ou une question de facturation relève de l'adresse de contact indiquée aux mentions légales.

Lorsque les données ont été déposées par un bailleur — locataires, candidats, contacts —, la demande est à adresser en premier lieu à ce bailleur, qui en est le responsable de traitement. L'éditeur l'assiste dans le traitement de la demande.

Le service prévoit des demandes d'export et de suppression traçables. Elles sont traitées par l'éditeur dans les délais prévus par la réglementation applicable en matière de protection des données.

Toute personne dispose du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

Les données de gestion sont conservées tant que le compte est actif.

Les durées inscrites dans le produit sont choisies pour être prévisibles. Elles ne sauraient être inférieures aux durées imposées par les obligations comptables et locatives applicables, qui prévalent en toute hypothèse.

Aucune donnée n'est supprimée du seul fait d'un défaut de paiement.

Cette politique est datée et versionnée. Une nouvelle version est portée à la connaissance des utilisateurs.